Regulamin promocji migracyjnej eMedics

1. Definicja migracji

Na potrzeby niniejszego regulaminu „migracja" oznacza przejście placówki na system eMedics wraz z uruchomieniem odpłatnej subskrypcji eMedics na okres minimum 12 miesięcy, w jednym z dwóch wariantów opisanych szczegółowo w punkcie 2 (Superpromocja migracyjna), w zależności od sposobu, w jaki placówka prowadziła dotychczas dokumentację:

• Wariant A: przeniesienie danych (pacjenci, kontrahenci, pracodawcy) z dotychczasowego, dedykowanego systemu informatycznego klasy oprogramowanie do medycyny pracy lub elektroniczna dokumentacja medyczna (EDM), w wyniku zakończenia umowy z dotychczasowym dostawcą tego systemu,
• Wariant B: uruchomienie eMedics w placówce, która do tej pory prowadziła dokumentację w pakietach biurowych (Word, Excel lub podobnych), bez dedykowanego oprogramowania medycznego.

Za migrację, niezależnie od wariantu, nie uznaje się:

• migracji wewnętrznej w ramach grupy kapitałowej, gdy dotychczasowy system należał do tego samego podmiotu,
• ponownego uruchomienia subskrypcji eMedics przez Usługobiorcę, który wcześniej korzystał z usługi i jej zaprzestał.

2. Superpromocja migracyjna: warianty A i B

Superpromocja migracyjna obejmuje dwa warianty zniżki, w zależności od sposobu, w jaki placówka prowadziła dotychczas dokumentację (zgodnie z definicją w punkcie 1). Zniżka w każdym wariancie obowiązuje przez pierwszy rok subskrypcji eMedics (12 kolejnych okresów rozliczeniowych miesięcznych lub jeden okres rozliczeniowy roczny), liczonych od dnia uruchomienia odpłatnej subskrypcji po zakończeniu 30-dniowego trialu.

Wariant A: migracja z dedykowanego systemu konkurencji, 35 procent zniżki

Warunki łącznie wymagane:

1. Pełna nazwa dotychczasowego systemu wskazana przez Usługobiorcę w korespondencji z eMedics oraz w protokole wdrożenia (np. „mMedica wersja 5.20", „SoftMedica Medycyna Pracy 2024", „Cral 5.0").
2. NIP placówki oraz, opcjonalnie, NIP dotychczasowego dostawcy widoczny na fakturze z ostatnich 12 miesięcy poprzedzających migrację (kopia faktury bez kwoty wystarczy jako dowód aktywnej subskrypcji, kwota nie jest weryfikowana).
3. Umowa subskrypcji na okres minimum 12 miesięcy w dowolnym pakiecie cennika eMedics (Solo, Plus, Pro, Enterprise).

Wariant B: migracja z Excela, Worda lub innych pakietów biurowych, 25 procent zniżki

Warunki łącznie wymagane:

1. Umowa subskrypcji na okres minimum 12 miesięcy w pakiecie Solo (wariant B dostępny wyłącznie w tym pakiecie).
2. Płatność roczna z góry. Warunek ten zastępuje w tym wariancie standardowy rabat „2 miesiące gratis" za płatność roczną, ponieważ promocja migracyjna nie łączy się z innymi promocjami cennikowymi (patrz punkt 5).

Wspólne dla wszystkich wariantów: zgłoszenie na adres kontakt@emedics.pl z dopiskiem w temacie „Promocja migracyjna" oraz weryfikacja przez zespół eMedics, dokonywana w terminie 5 dni roboczych od daty kompletnego zgłoszenia. Zniżka jest aplikowana automatycznie na fakturach miesięcznych lub jednorazowo przy rozliczeniu rocznym. Po zakończeniu pierwszego roku subskrypcji obowiązuje cennik standardowy z dnia rozpoczęcia drugiego roku.

Placówka kwalifikuje się tylko do jednego wariantu (A lub B), odpowiadającego jej faktycznemu punktowi startowemu. Warianty się wzajemnie wykluczają i nie sumują.

3. Bezpłatny import pacjentów

Bezpłatny import w ramach promocji migracyjnej obejmuje listę pacjentów i słownik kontrahentów z poprzedniego systemu, bez limitów ilościowych:

• karty pacjentów (KP) wyeksportowane z poprzedniego systemu w formacie CSV, XLS lub XLSX,
• słownik kontrahentów (firm zlecających badania), jeśli dane mieszczą się w schemacie eMedics,
• walidację administratora placówki przed pełnym go-live, próbka 10 rekordów do weryfikacji ręcznej.

Migracja danych odbywa się poza godzinami pracy placówki i nie blokuje bieżącej obsługi pacjentów. Po imporcie administrator weryfikuje poprawność rekordów przed pełnym uruchomieniem produkcyjnym.

4. Termin obowiązywania promocji

Superpromocja migracyjna (warianty A i B łącznie) obowiązuje w następujących terminach:

• Start: 23 maja 2026 r.
• Koniec przyjmowania zgłoszeń: 17 października 2026 r., dzień przed wejściem w życie obowiązku P1/CeZ.

Dla zgłoszeń złożonych w okresie obowiązywania promocji 12-miesięczny okres zniżki realizowany jest również po dacie 17 października 2026 r., jeżeli subskrypcja zostanie uruchomiona w terminie do 60 dni od daty zgłoszenia.

Usługodawca zastrzega prawo wcześniejszego zakończenia promocji w przypadku wyczerpania limitu miejsc (max. 50 placówek migrujących łącznie we wszystkich wariantach w okresie promocji) lub z innych ważnych przyczyn biznesowych. Zakończenie promocji nie wpływa na zgłoszenia już potwierdzone przez zespół eMedics.

5. Postanowienia końcowe

Niniejszy regulamin może zostać zmieniony lub uzupełniony w trakcie obowiązywania promocji, w szczególności w zakresie listy obsługiwanych systemów źródłowych, limitów importu lub procedur weryfikacji. Aktualna wersja regulaminu publikowana jest pod adresem emedics.pl/regulamin-promocji-migracyjnej/.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie ma Regulamin świadczenia usług SaaS eMedics oraz przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego i ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2020 poz. 344 z późn. zm.).

Promocja migracyjna nie łączy się z innymi promocjami cennikowymi eMedics, chyba że eMedics wyrazi pisemną zgodę w odpowiedzi na zgłoszenie Usługobiorcy. Warianty A i B nie łączą się również między sobą: dla jednej placówki kwalifikuje się wyłącznie jeden wariant.

Zmiana z 4 października 2026 r.: wariant C (start od dokumentacji papierowej) wycofany; zgłoszenia złożone i potwierdzone przed tą datą realizujemy na dotychczasowych warunkach; import obejmuje listę pacjentów i kontrahentów, bez historii badań.

Pytania dotyczące warunków promocji prosimy kierować na adres kontakt@emedics.pl.

6. Zakończenie promocji i zasady przejściowe

Zmiana z 20 października 2026 r. Postanowienia niniejszego punktu mają pierwszeństwo przed punktami 1 do 5.

1. Superpromocja migracyjna (warianty A i B) zostaje zakończona z dniem 20 października 2026 r. Od tego dnia eMedics nie przyjmuje zgłoszeń do promocji i nie stosuje zniżki migracyjnej w nowych ofertach ani w nowo zawieranych umowach.
2. Umowy zawarte przed 20 października 2026 r. z zastosowaniem zniżki migracyjnej wykonuje się na dotychczasowych warunkach, do końca 12-miesięcznego okresu zniżki. Zakończenie promocji nie zmienia tych umów.
3. Oferty złożone przez eMedics przed 20 października 2026 r., które przewidują zniżkę migracyjną albo rabat za roczny okres rozliczeniowy na dotychczasowych zasadach, wiążą do upływu terminu ważności wskazanego w ofercie. Po upływie tego terminu zastosowanie ma cennik obowiązujący w dniu zawarcia umowy.
4. Zgłoszenia potwierdzone przez zespół eMedics przed 20 października 2026 r. realizuje się na zasadach punktu 4, pod warunkiem uruchomienia odpłatnej subskrypcji w terminie 60 dni od daty zgłoszenia.
5. Od 20 października 2026 r. rabat za roczny okres rozliczeniowy wynosi równowartość jednego miesiąca abonamentu: opłata roczna jest równa 11-krotności miesięcznej stawki netto z cennika (dotychczas 10-krotności). Zmiana nie dotyczy umów zawartych przed tą datą ani ofert, o których mowa w ust. 3.
6. Od 20 października 2026 r. migracja danych z innego systemu lub arkusza nie jest bezpłatna. Usługodawca pomaga w migracji, a jej cenę ustala się indywidualnie z Usługobiorcą. Bezpłatny import, o którym mowa w punkcie 3, przysługuje wyłącznie w ramach zgłoszeń potwierdzonych przed tą datą (ust. 4).