Wdrożenie systemu eMedics
Wdrożenie systemu medycyny pracy w przychodni nie musi oznaczać tygodnia paraliżu pracy. eMedics uruchamiamy bez przerywania bieżących wizyt: dane migrujemy w nocy, szkolenia robimy etapowo, recepcja i lekarze uczą się systemu w naturalnym rytmie pracy. SaaS gotowy w 1-2 dni robocze, instalacja dedykowana w 3–10 dni roboczych.
Etapy wdrożenia eMedics
- Audyt placówki (1 dzień). Rozmowa z administratorem i głównym lekarzem: ile gabinetów, ilu lekarzy, jakie kategorie badań, jaka liczba miesięczna, jakie systemy używane teraz, jakie umowy z pracodawcami.
- Wycena i decyzja modelu: SaaS vs on-premise. Podpis umowy + RODO art. 28.
- Setup środowiska. SaaS: 1-2 dni robocze. On-premise: 3–10 dni (zależnie od infrastruktury i wymagań sieciowych).
- Migracja danych z poprzedniego systemu: lista pacjentów, kontrahenci, firmy zlecające (historii badań nie przenosimy). Robione poza godzinami pracy aby nie blokować placówki.
- Konfiguracja organizacji: działy, gabinety, użytkownicy, role, cennik per pracodawca.
- Szkolenia: online, w zakresie uzgodnionym przy wdrożeniu. Szkolenie pracowników jest w pakietach Pro i Enterprise; w Solo i Plus wdrożenie prowadzi opiekun.
- Tydzień testowy: równoległa praca w starym i nowym systemie dla wybranych typów badań. Korekty na podstawie feedbacku.
- Pełen go-live: przejście na eMedics jako system podstawowy.
- Wsparcie poimplementacyjne: helpdesk + cotygodniowe spotkania kontrolne (check-in) z opiekunem przez pierwszy miesiąc po starcie.
SaaS: wdrożenie w 1-2 dni robocze
Najszybszy sposób na uruchomienie eMedics. Po podpisaniu umowy:
- Rano: stawiamy osobny serwer placówki w centrum danych w Unii Europejskiej, dane nie wychodzą poza EOG, generujemy konto administratora, wysyłamy hasło startowe.
- Po południu: szkolenie online z administratorem placówki w zakresie uzgodnionym przy wdrożeniu: konfiguracja organizacji, użytkownicy, role.
- Następnego dnia: placówka rozpoczyna pracę w eMedics.
W migracji danych z poprzedniego systemu (jeśli potrzebna) pomagamy, cenę ustalamy indywidualnie; typowo 1-2 dni robocze równolegle z setupem. Dane pacjentów importujemy w formacie CSV/HL7-CDA, weryfikujemy z administratorem, dopiero potem przepinamy produkcyjnie. Historii badań nie przenosimy: stara dokumentacja zostaje w archiwum placówki.
Instalacja dedykowana: wdrożenie 3–10 dni roboczych
Instalacja na własnej infrastrukturze placówki wymaga więcej czasu, ale daje pełną kontrolę nad danymi. Etapy:
- Audyt infrastruktury (1 dzień): serwer (Linux, min. 4 vCPU / 8 GB RAM / 50 GB SSD), sieć, kopie zapasowe, backup site.
- Przygotowanie środowiska (1–3 dni): instalacja Docker, PostgreSQL, MinIO, certyfikaty TLS.
- Deployment eMedics (1 dzień): konfiguracja przez nas, walidacja z lekarzem prowadzącym placówkę.
- Migracja danych (1–3 dni): zależnie od wielkości listy pacjentów i firm.
- Szkolenia + tydzień testowy (równolegle z migracją).
Dla dużych sieci medycznych z wieloma placówkami planujemy wdrożenie etapowe: placówka po placówce, aby ograniczyć ryzyko i zebrać feedback z pierwszej lokacji przed roll-outem na kolejne.
Migracja danych z innych systemów
Najczęstsze scenariusze migracji do eMedics:
- Z mMedica: eksport CSV pacjentów, parser konwertuje do formatu eMedics z deduplikacją po PESEL. Import komendą zarządzania, walidacja administratora przed go-live.
- Z KAMSOFT KS-PPS: eksport listy pacjentów i firm do CSV lub XLSX, mapowanie pól, import.
- Z Medycyna Pracy 4.0 / GabinetMP: eksport CSV bezpośrednio z aplikacji, dostosowanie kolumn.
- Z Excela / arkuszy lokalnych: szablon importowy, manualna walidacja.
- Z papieru / brak migracji: start "od zera", historia papierowa archiwizowana w placówce zgodnie z przepisami.
Migracja zawsze odbywa się poza godzinami pracy placówki, aby nie blokować przyjęć pacjentów. Po imporcie administrator weryfikuje próbkę rekordów przed pełnym go-live.
Szkolenia i wsparcie po wdrożeniu
Każda rola w przychodni potrzebuje innego zakresu szkolenia:
- Recepcja: rejestracja pacjenta, kalendarz wizyt, poczekalnia na żywo, generowanie skierowań na konsultacje, raporty dzienne.
- Pielęgniarka: pomiary podstawowe, badanie wzroku, przekazanie pacjenta lekarzowi.
- Lekarz medycyny pracy: wypełnianie KBP, wystawianie orzeczeń, podpis elektroniczny.
- Admin placówki: konfiguracja organizacji, użytkownicy i role, cennik per pracodawca, raporty.
Po wdrożeniu przez pierwszy miesiąc spotykamy się z opiekunem placówki co tydzień (check-in), a helpdesk działa przez cały czas trwania umowy.
Chcesz zobaczyć system na żywo przed decyzją? zapytaj o prezentację.
Zobacz eMedics w swojej przychodni
Na prezentacji online pokażemy cały obieg badania medycyny pracy, od skierowania do orzeczenia. Możesz też założyć konto próbne i sprawdzić system samodzielnie.